Le processus de location pour agences dans Rentio : sélection, bail signé avec eID ou itsme, garantie locative, état des lieux, enregistrement et clés.
Entre le moment où un propriétaire vous confie un bien et la remise des clés, il y a beaucoup d'étapes séparées : planifier les visites, rassembler les documents, faire signer tout le monde, régler à part la garantie, l'enregistrement et l'état des lieux. Cet article passe en revue le processus de location pour une agence, avec ce que fait Rentio et ce que prévoit la loi. Il fait partie de notre aperçu Gestion locative pour agences immobilières.
Dans Rentio, une location pour un propriétaire se déroule dans un seul dossier : sélectionner les candidats via Monprofillocataire.be, rédiger le bail et le faire signer numériquement avec l'eID ou itsme, constituer la garantie locative numérique, commander l'état des lieux, enregistrer via MyRent et régler l'assurance incendie et l'énergie. Une checklist montre ce qui reste à faire avant la remise des clés.
En Flandre, un bail d'habitation doit être écrit et mentionner notamment l'identité du locataire et du bailleur, la date de début, les parties louées, le loyer, la durée exacte et les frais et charges, ainsi qu'une référence à la note explicative. Source : Vlaanderen.be, Een woninghuurovereenkomst sluiten (en néerlandais). Les clauses, vous les fixez avec le propriétaire.
Attention aux règles régionales. Pour les baux d'habitation flamands conclus à partir du 1er janvier 2019, la garantie est plafonnée à trois mois de loyer et le locataire en choisit la forme. Le bailleur ne peut pas la garder sur son propre compte. Source : Vlaanderen.be, Huurwaarborg (en néerlandais). Bruxelles et la Wallonie ont leurs propres règles ; vérifiez la source officielle de la région.
Dans toutes les régions, un bail d'habitation doit être enregistré dans les deux mois suivant la signature. Bruxelles exige en outre un enregistrement régional via Irisrent. Les règles par région figurent dans Enregistrer un bail par région : checklist pour agences.
À chaque étape, Rentio prend en charge une partie du travail, et chaque étape comporte un point d'attention légal. Pour la Flandre, cela donne :
Une location passe par sept étapes : réunir les candidats, sélectionner, rédiger le bail, signer numériquement, constituer la garantie locative, régler l'état des lieux et l'enregistrement, puis l'assurance incendie et le transfert d'énergie. Dans Rentio, ces étapes figurent sur une checklist liée au statut de chaque solution numérique.
Les candidats visiteurs et locataires arrivent via votre propre site dans un flux en ligne et créent un profil locataire via Monprofillocataire.be. Tous les candidats et documents sont réunis dans un seul tableau de bord. Vous faites glisser les candidats à travers les étapes propres à votre agence, et Rentio masque automatiquement ceux qui retirent leur candidature.
Pour chaque étape, vous préparez un message personnalisé par candidat, avec le logo et les coordonnées de votre agence, et l'envoyez en masse. Selon Rentio, les candidats envoient chaque mois plus de 35 000 profils via Monprofillocataire.be. Le choix du candidat présenté au propriétaire reste le vôtre.
Pour en savoir plus : Sélection du locataire et Sélectionner les candidats locataires.
Le générateur de contrats de Rentio préremplit de nombreuses données. Dans l'interface, le vert est en ordre et le rouge reste à compléter, et le PDF est prêt en quelques secondes. Vous choisissez ensuite qui doit signer. Toutes les parties signent numériquement avec l'eID ou itsme via Connective, sans devoir réunir tout le monde ni scanner de documents.
Avec la garantie locative numérique de Rentio, en partenariat avec Banqup, vous indiquez qui doit signer. Rentio fait signer tout le monde, envoie l'invitation à payer et informe chacun dès que la garantie est constituée. Grâce à l'eID et itsme, les libérations se font dans les 24 heures ouvrables. Après vérification par Rentio, plus besoin de recharger la carte d'identité.
Vous commandez les états des lieux d'entrée et de sortie via la checklist. Rentio envoie les données du bien, des locataires et du propriétaire au partenaire MEXP, qui règle tout avec les parties, charge l'état des lieux et clôture la tâche. Les baux et états des lieux partent ensuite à l'enregistrement via la liaison directe avec MyRent.
Avant la remise des clés, l'assurance incendie du locataire et le transfert d'énergie doivent aussi être en ordre. Via Rentio Insurance, vous envoyez une proposition au locataire ; il souscrit entièrement en ligne et vous êtes averti dès que l'assurance est en ordre. Le transfert d'énergie passe par Rentio Move, avec traitement numérique des relevés de compteurs.
Au sein de Rentio, Rentio Move travaille avec Luminus comme partenaire énergie et Proximus comme partenaire télécom. Quand tous les points de la checklist sont cochés, le dossier est prêt pour la remise des clés.
Pour en savoir plus : Administration locative et Administration locative numérique.
Rentio prend en charge le travail répétitif : remplir les données, rappeler, faire signer et documenter. Les décisions qu'un propriétaire attend de son agence restent les vôtres : quel candidat vous proposez, quelles clauses figurent dans le bail et si toutes les pièces sont complètes. Tout ce qui se passe reste retrouvable dans le dossier.
Commencez par votre prochaine location. Laissez les candidats créer un profil locataire via votre site, rédigez le bail avec le générateur de contrats et suivez la checklist jusqu'à ce que chaque étape soit cochée. Après une location, vous voyez où vous gagnez du temps et quelles étapes vous voulez organiser autrement.
Pour les baux d'habitation conclus à partir du 1er janvier 2019, au maximum trois mois de loyer, selon le Vlaams Woninghuurdecreet. Le locataire choisit la forme, par exemple un compte bloqué à son nom. Le bailleur ne peut pas garder la garantie sur son propre compte.
En Flandre, locataire et bailleur établissent ensemble un état des lieux détaillé, au plus tard pendant le premier mois ; cela peut aussi se faire via un expert. Dans Rentio, vous commandez l'état des lieux via la checklist chez le partenaire MEXP, qui règle tout avec les parties.
À lire aussi : Gestion locative pour agences immobilières, Enregistrer un bail par région : checklist pour agences et Du locataire au propriétaire : le parcours du loyer avec Rentio.
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Les règles régionales et les types de baux varient. Vérifiez les sources officielles avant de fixer vos processus. Ceci n'est pas un avis juridique.
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