Ontdek hoe Rentio verhuur en vastgoedbeheer digitaliseert: indexatie per gewest, huurinning, plaatsbeschrijving en koppelingen met Exact Online. Lees de module-overzicht.
Het is een bekend scenario voor wie 50 tot 150 panden beheert. Een indexbrief vertrekt een maand te laat. Of hij vertrekt op tijd, maar met een berekening die niet strookt met de regels van het gewest. Intussen sleept een dossier over achterstallige huur al weken aan, omdat de opvolging verspreid zit over mailboxen, Excel-bestanden en een map op een bureau.
Snelheid alleen lost dat niet op. In residentieel beheer moet elke stap ook correct en aantoonbaar zijn, zeker als u als rentmeester aansprakelijk bent voor wat u doet voor rekening van eigenaars. Hieronder overlopen we wat het Rentio-platform voor verhuur en vastgoedbeheer concreet kan, en welk beheerprobleem elke module aanpakt.
De basis van Rentio is een centraal dashboard waarin het volledige huurproces samenkomt. Huurders gebruiken daarnaast een mobiele app om betalingen te doen, documenten te raadplegen, contracten te ondertekenen en problemen te melden.
Dat klinkt eenvoudig, maar het raakt de kern van een klein beheerkantoor. Met een of twee medewerkers kunt u zich geen informatie permitteren die op vijf plaatsen staat. Wie een dossier opent, moet in één overzicht zien wat er loopt, wat achterstaat en wie waarvoor verantwoordelijk is. Meer dan 450 vastgoedprofessionals en beheerders werken vandaag al met het platform.
Het dossier start bij de huurder. Via MijnHuurProfiel beheert u kandidaten en vergelijkt u hun profielen in één kandidatendashboard, inclusief de communicatie met hen. Dat vervangt de losse mailreeksen waarin later niemand nog terugvindt wie wat heeft doorgestuurd.
Het huurcontract maakt u digitaal op vanuit een slimme interface. Ondertekenen gebeurt met eID of itsme. U drukt dus geen versies meer af, en u moet geen handtekeningen achterna lopen. Het ondertekende contract komt rechtstreeks in het dossier terecht.
Deze verplichtingen leveren zelden tijdwinst op wanneer u ze manueel doet, maar een vergeten stap kan later veel kosten. Vlaanderen.be vermeldt dat de plaatsbeschrijving verplicht is bij het begin van het huurcontract. Via de FOD Financiën kunt u een huurcontract en een plaatsbeschrijving online laten registreren met de toepassing MyRent.
Rentio is gekoppeld aan MyRent, zodat registratie en plaatsbeschrijving deel uitmaken van het dossier. U vindt de bewijsstukken terug op de plaats waar u ze verwacht.
Voor de huurwaarborg volgt het platform het digitale traject: opening en vrijgave verlopen online, in lijn met de werking van e-DEPO via MyMinfin, waar ook de tegenpartij moet bevestigen of goedkeuren. Daarnaast regelt Rentio:
Hier verliezen beheerders de meeste uren. Trends.be schreef op 16 november 2022 dat indexering van de huurprijs nooit automatisch gebeurt: de verhuurder moet de huurder er schriftelijk van op de hoogte brengen. De regels verschillen bovendien per gewest. In Brussel vraagt indexering bijvoorbeeld een correctiefactor als het contract van vóór 14 oktober 2022 dateert en het pand een EPB-label E, F of G heeft, met voorwaarden zoals een geregistreerd contract en een geldig EPB-certificaat (zie be.brussels).
Rentio berekent de jaarlijkse huurindexatie volgens de regels van elk Belgisch gewest, zodat u de formule niet telkens zelf hoeft op te zoeken. De beslissing blijft bij u. Controleer altijd of de contract- en EPC-gegevens in het dossier kloppen, want daar hangt de juistheid van elke indexatie van af.
Voor de inning automatiseert Rentio de huurbetaling via domiciliëringen en volgt het platform de betalingen op. Als een betaling uitblijft, verstuurt het systeem aanmaningen via e-mail, sms of pushmelding. Waar nodig volgt een aangetekende zending.
Het grootste voordeel is consistentie. Elke huurder met achterstal krijgt dezelfde stappen in dezelfde volgorde, en u kunt achteraf aantonen wat er wanneer is verstuurd. Dat is precies wat ontbreekt wanneer opvolging afhangt van wie er die week tijd had.
Huurders melden problemen via de app, met foto's. U zet de melding om in een taak, wijst ze toe en volgt de status op. Dat houdt herstellingen uit uw mailbox.
Voor de uitvoering is Rentio gekoppeld aan Keypoint Repair, dat zichzelf omschrijft als een landelijk dekkend Belgisch herstelnetwerk met een digitaal platform voor communicatie, statusopvolging en documentenuitwisseling. Alle documenten blijven bovendien samen in het documentbeheer van het dossier.
Loopt een dossier toch uit de hand, bijvoorbeeld bij hardnekkige wanbetaling of schade, dan kunt u het vanuit Rentio doorverwijzen naar een Belgisch advocatennetwerk. De escalatie staat dus vooraf vast en u hoeft niet te wachten tot het probleem groter is geworden.
Een platform dat naast uw bestaande tools komt te staan, kost u tijd. Daarom werkt Rentio samen met Exact Online en EenvoudigFactureren voor facturatie en boekhouding. Het platform sluit ook aan op de vastgoed-CRM's Whise, SweepBright, Omnicasa, ERA Force, Skarabee, Zabun en RealSuite. Het mag u dus niet dwingen uw hele werkwijze om te gooien.
Kijk eerst naar uw eigen week. Welke taak slorpt nu de meeste tijd op: indexaties, waarborgen, aanmaningen of het terugzoeken van documenten? Kies één proces, bijvoorbeeld indexatie gecombineerd met de opvolging van huurachterstal, en digitaliseer dat eerst. Dat laat u het best zien of de aanpak bij uw kantoor past.
Wilt u zien hoe dat er voor uw portefeuille uitziet? Vraag een demo aan via rentio.be en bekijk hoe Rentio uw huurproces van kandidaat tot juridische opvolging ondersteunt.
Bekijk hoe Rentio indexatie, selectie, administratie en huurgelden regelt, of plan een demo met het team.
