Plateforme Rentio pour la location et la gestion immobilière : 8 modules expliqués

C'est un scénario bien connu de quiconque gère des biens pour le compte de propriétaires ou un patrimoine propre. Un courrier d'indexation part avec un mois de retard. Ou il part à temps, mais avec un calcul qui ne correspond pas aux règles de la région. Entre-temps, un dossier d'arriérés de loyer traîne depuis des semaines, parce que le suivi est éparpillé entre boîtes mail, fichiers Excel et une farde sur un bureau.

La rapidité seule ne résout pas le problème. En gestion résidentielle, chaque étape doit aussi être correcte et démontrable, surtout si, en tant que régisseur, vous êtes responsable de ce que vous faites pour le compte de propriétaires. Voici ce que la plateforme Rentio permet concrètement, et quel problème de gestion chaque module résout.

Rentio est une plateforme de location et de gestion immobilière pour les professionnels de l'immobilier, régisseurs et gestionnaires en Belgique. Elle réunit l'ensemble du processus locatif dans un seul tableau de bord, avec une application pour les locataires : de la sélection des candidats et du bail numérique à l'indexation des loyers par région, la perception des loyers, les réparations et le renvoi juridique. Plus de 450 professionnels de l'immobilier et gestionnaires utilisent la plateforme.

Les modules en un coup d'œil

Chaque module répond à un problème de gestion précis, avec ses propres liaisons et outils :

• tableau de bord central et app locataire : l'information n'est plus dispersée à cinq endroits, avec une application mobile pour les locataires ;
• sélection du locataire : plus d'échanges de mails éparpillés avec les candidats, grâce à MijnHuurProfiel (MonProfilLocataire) et au tableau de bord des candidats ;
• bail numérique : plus besoin d'imprimer ni de courir après les signatures, grâce à l'eID et itsme ;
• enregistrement et état des lieux : plus d'étapes obligatoires oubliées, grâce à MyRent (SPF Finances) ;
• garantie locative : plus de constitution ni de libération manuelles, avec un trajet numérique conforme à e-DEPO (MyMinfin) ;
• indexation par région : plus de courriers d'indexation tardifs ou erronés, grâce aux règles de calcul de chaque région belge ;
• perception des loyers et arriérés : le suivi ne dépend plus de qui a le temps, avec la domiciliation et des rappels par e-mail, SMS, push ou recommandé ;
• réparations et renvoi juridique : plus de réparations dans la boîte mail ni d'escalade trop tardive, grâce à Keypoint Repair et à un réseau belge d'avocats ;
• comptabilité et CRM : pas d'outil supplémentaire à côté des autres, avec Exact Online, EenvoudigFactureren, Whise, SweepBright, Omnicasa, ERA Force, Skarabee, Zabun et RealSuite.

Un seul espace de travail pour tous les dossiers locatifs

La base de Rentio est un tableau de bord central qui réunit l'ensemble du processus locatif. Les locataires utilisent en outre une application mobile pour payer, consulter des documents, signer des baux et signaler des problèmes.

Cela paraît simple, mais c'est le cœur d'un petit bureau de gestion. Avec un ou deux collaborateurs, vous ne pouvez pas vous permettre une information répartie à cinq endroits. Celui qui ouvre un dossier doit voir d'un coup d'œil ce qui est en cours, ce qui est en retard et qui est responsable de quoi. Plus de 450 professionnels de l'immobilier et gestionnaires travaillent déjà avec la plateforme.

Du candidat au bail signé, sans pile de papier

Le dossier commence par le locataire. Via MijnHuurProfiel, vous gérez les candidats et comparez leurs profils dans un seul tableau de bord des candidats, communication comprise. Cela remplace les échanges de mails éparpillés dans lesquels plus personne ne retrouve qui a envoyé quoi.

Pour en savoir plus : Sélection du locataire.

Vous rédigez le bail numériquement depuis une interface intelligente. La signature se fait avec l'eID ou itsme. Vous n'imprimez donc plus de versions et ne courez plus après les signatures. Le bail signé arrive directement dans le dossier.

Pour en savoir plus : Administration locative.

Enregistrement, état des lieux et garantie : les étapes à ne pas oublier

Faites manuellement, ces obligations font rarement gagner du temps, mais une étape oubliée peut coûter cher plus tard. Vlaanderen.be indique que l'état des lieux est obligatoire au début du bail. Via le SPF Finances, vous pouvez faire enregistrer un bail et un état des lieux en ligne avec l'application MyRent.

Rentio est connecté à MyRent, de sorte que l'enregistrement et l'état des lieux font partie du dossier. Vous retrouvez les justificatifs là où vous les attendez.

Pour la garantie locative, la plateforme suit le trajet numérique : constitution et libération se font en ligne, conformément au fonctionnement d'e-DEPO via MyMinfin, où la contrepartie doit également confirmer ou approuver.

Rentio règle en outre :

• une liaison pour l'assurance incendie, avec retour automatique ;
• le transfert de l'énergie et de l'eau, que vous suivez sinon bien par bien.

Automatiser l'indexation des loyers par région, avec les réserves nécessaires

C'est ici que les gestionnaires perdent le plus d'heures. Trends.be écrivait le 16 novembre 2022 que l'indexation du loyer n'est jamais automatique : le bailleur doit en informer le locataire par écrit. Les règles diffèrent en outre selon la région. À Bruxelles, par exemple, l'indexation requiert un facteur de correction si le bail date d'avant le 14 octobre 2022 et que le bien a un certificat PEB E, F ou G, avec des conditions comme un bail enregistré et un certificat PEB valide (voir be.brussels).

Rentio calcule l'indexation annuelle du loyer selon les règles de chaque région belge, pour que vous ne deviez pas rechercher la formule à chaque fois. La décision vous appartient. Vérifiez toujours que les données du bail et du PEB dans le dossier sont correctes, car l'exactitude de chaque indexation en dépend.

Pour en savoir plus : Indexation des loyers.

Perception des loyers et arriérés selon une procédure fixe

Pour la perception, Rentio automatise le paiement du loyer par domiciliation et la plateforme suit les paiements. Si un paiement fait défaut, le système envoie des rappels par e-mail, SMS ou notification push. Si nécessaire, un envoi recommandé suit.

Le principal avantage est la cohérence. Chaque locataire en retard reçoit les mêmes étapes dans le même ordre, et vous pouvez démontrer après coup ce qui a été envoyé et quand. C'est précisément ce qui manque quand le suivi dépend de qui avait le temps cette semaine-là.

Pour en savoir plus : Perception des loyers.

Réparations et renvoi juridique dans le même dossier

Les locataires signalent les problèmes via l'application, photos à l'appui. Vous transformez le signalement en tâche, l'assignez et suivez son statut. Les réparations sortent ainsi de votre boîte mail. Pour l'exécution, Rentio est connecté à Keypoint Repair, qui se décrit comme un réseau belge de réparation couvrant tout le pays, avec une plateforme numérique pour la communication, le suivi du statut et l'échange de documents. Tous les documents restent en outre réunis dans la gestion documentaire du dossier.

Pour en savoir plus : Gestion technique.

Si un dossier dérape malgré tout, par exemple en cas de défaut de paiement persistant ou de dégâts, vous pouvez le renvoyer depuis Rentio vers un réseau belge d'avocats. L'escalade est donc fixée à l'avance et vous ne devez pas attendre que le problème s'aggrave.

Pour en savoir plus : Assistance juridique.

Est-ce compatible avec votre comptabilité et votre CRM ?

Une plateforme qui s'ajoute à vos outils existants vous coûte du temps. C'est pourquoi Rentio collabore avec Exact Online et EenvoudigFactureren pour la facturation et la comptabilité. La plateforme se connecte aussi aux CRM immobiliers Whise, SweepBright, Omnicasa, ERA Force, Skarabee, Zabun et RealSuite. Elle ne doit donc pas vous obliger à bouleverser toute votre façon de travailler.

Pour en savoir plus : Comptabilité et facturation et Toutes les intégrations.

Qu'est-ce que Rentio ?

Rentio est une plateforme de location et de gestion immobilière. Elle réunit l'ensemble du processus locatif dans un tableau de bord central, avec une application mobile permettant aux locataires de payer, consulter des documents, signer des baux et signaler des problèmes.

Rentio est-il connecté à MyRent et e-DEPO ?

Rentio est connecté à MyRent pour l'enregistrement du bail et de l'état des lieux. Pour la garantie locative, constitution et libération se font en ligne, conformément au fonctionnement d'e-DEPO via MyMinfin.

Par où commencer ?

Regardez d'abord votre propre semaine. Quelle tâche prend aujourd'hui le plus de temps : indexations, garanties, rappels ou recherche de documents ? Choisissez un processus, par exemple l'indexation combinée au suivi des arriérés, et digitalisez-le en premier. C'est la meilleure façon de voir si l'approche convient à votre bureau.

Vous voulez voir ce que cela donne pour votre portefeuille ? Demandez une démo via rentio.be et découvrez comment Rentio soutient votre processus locatif, du candidat au suivi juridique.