Wat je moet weten over digitale handtekeningen

Door de corona crisis werd afgeraden om nog op kantoor documenten te laten tekenen, en dus grepen veel makelaars naar een digitale handtekening. Zo zie je maar, soms kan je dankzij een crisis kennismaken met nieuwe tools. Toch viel op dat bij ons in Vlaanderen veel makelaars hier nog niet echt in thuis zijn, en dat er nog veel vragen bij komen kijken. Daarom zetten wij alles wat je moet weten over digitaal ondertekenen nog even op een rijtje.


Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is simpelweg gezegd de elektronische variant van een handgeschreven handtekening. Het zijn elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan een document. Toch is niet elke digitale handtekening evenwaardig, zo zijn er gewone digitale handtekeningen, geavanceerde handtekeningen en gekwalificeerde handtekeningen. 

De gewone digitale handtekening is de eenvoudigste vorm van digitaal ondertekenen. De handtekening is wel gekoppeld aan een bestand, maar je kan de identiteit van de ondertekenaar niet nagaan, en weet je niet of het document aangepast werd. 

Om op deze manier te ondertekenen klik je bijvoorbeeld op een vakje ‘ik ga akkoord’, of onderteken je met een pennetje op het scherm van een tablet. 

De geavanceerde digitale handtekening, is een rechtsgeldige handtekening die aan drie vereisten moet voldoen: 

  • ze is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden
  • ze maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren
  • ze maakt wijzigingen achteraf traceerbaar

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ondertekening via SMS of e-mail. 

De gekwalificeerde digitale handtekening is de veiligste vorm van digitaal ondertekenen. Deze handtekening moet niet enkel aan de drie vereisten van de geavanceerde digitale handtekening voldoen, maar ook moet hier de identiteit van de ondertekenaar met de handtekening verbonden zijn door een persoonlijk, gekwalificeerd certificaat van een Qualified Trust Service Provider (QTSP). Alleen de ondertekenaar kan zo zijn eigen persoonlijke sleutel zien en gebruiken. Deze manier is dan ook juridisch het sterkst. 

Deze ondertekening gebeurt via eID of itsme.


Wat zijn de voordelen? 
  • Tijdbesparend: je hoeft niet langer te zoeken naar een plekje in ieders agenda vooraleer je samen rond de tafel kan zitten. Iedereen kan vanuit het comfort van zijn eigen huis of kantoor, het document ondertekenen. Zélfs vanop het strand in Spanje...
  • Volledig digitaal: het woord zegt het zelf, maar toch de moeite waard om even te benadrukken. Alle handtekeningen worden automatisch op het document in PDF formaat gegenereerd. Bye inscannen! 
  • Milieuvriendelijk: bedenk je eens hoeveel papier je kan besparen door te stoppen met alle documenten en contracten in tweevoud (of meer) af te drukken. Je portefeuille en de planeet danken je!
  • Eenvoudig: oké, het is logisch dat het de eerste keer nog eventjes zoeken zal zijn. Maar vanaf de tweede ondertekening vraag je je af waarom je het al die tijd nog anders gedaan hebt. Tegenwoordig geven steeds meer mensen de voorkeur aan digitaal ondertekenen. En jij kan toch niet achterblijven? 
  • Controle: dankzij de digitale handtekeningen zie je of je document al bekeken is geweest, wie het ondertekend heeft en wanneer. Zo behoud je steeds de controle over de status van je documenten. Pagina’s vergeten is hiermee ook gedaan. 


Of je via Rentio digitaal kan ondertekenen? Ja, natuurlijk! Je kan elk document digitaal  ondertekenen, of dat nu is via sms, e-mail, itsme of eID. Dat wil zeggen: het huurcontract, de huurwaarborg, de plaatsbeschrijving, noem maar op. Alle documenten kunnen snel en efficiënt ondertekend worden. 

Heb je toch een probleempje met de digitale ondertekening? Dan helpen Maxim, Evi en Joke van onze support dienst je hier met veel plezier mee verder. 


Op deze pagina leggen we alvast alle manieren nog eens stap voor stap uit: 

https://rentiodashboard.zendesk.com/hc/nl/articles/360058807514-Digitaal-ondertekenen-via-Rentio 


Don't miss these stories: